Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EDYS)

Giriş

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EDYS), kuruluşların dijital belgelerini oluşturmalarına, yönetmelerine, saklamalarına ve paylaşmalarına olanak tanıyan bir yazılım çözümüdür. Geleneksel kağıt tabanlı belge yönetim sistemlerinin yerini alarak, EDYS’ler verimliliği artırır, maliyetleri düşürür ve işbirliğini kolaylaştırır.

EDYS’nin Bileşenleri

Tipik bir EDYS aşağıdaki bileşenleri içerir:

Belge Yakalama: Belgelerin tarayıcılar, çok işlevli yazıcılar veya mobil uygulamalar aracılığıyla sisteme aktarılması.
Belge Yönetimi: Belgelerin sınıflandırılması, adlandırılması, depolanması ve alınması.
Belge İş Akışı: Belgelerin işleme, onaylama ve dağıtım için otomatik iş akışlarının oluşturulması.
Belge Arama: Belgelerin anahtar kelimeler, meta veriler veya tam metin araması yoluyla hızlı bir şekilde bulunması.
Belge Güvenliği: Belgelerin yetkisiz erişime karşı korunması için şifreleme, erişim kontrolleri ve denetim günlükleri.
Entegrasyonlar: EDYS’nin diğer iş sistemleriyle, örneğin CRM, ERP ve e-posta ile entegrasyonu.

EDYS’nin Faydaları

EDYS’ler kuruluşlara çok sayıda fayda sağlar, bunlar arasında şunlar yer alır:

Verimliliğin Artması: Belgelerin dijitalleştirilmesi, manuel işlemlerin ortadan kaldırılması ve iş akışlarının otomasyonu yoluyla verimliliği artırır.
Maliyetlerin Azaltılması: Kağıt, baskı ve depolama maliyetlerini azaltır.
İşbirliğinin Kolaylaştırılması: Belgelerin merkezi bir konumda saklanması ve gerçek zamanlı işbirliği araçları, ekipler arasındaki işbirliğini kolaylaştırır.
Gelişmiş Güvenlik: Dijital belgeler, yetkisiz erişime karşı kağıt tabanlı belgelerden daha iyi korunur.
Uyumluluk: EDYS’ler, HIPAA, SOX ve GDPR gibi düzenleyici uyumluluk gereksinimlerini karşılamaya yardımcı olur.
Geliştirilmiş Müşteri Hizmetleri: Belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde bulunması, müşteri hizmetlerini iyileştirir.

EDYS Seçimi

Uygun bir EDYS seçmek, kuruluşun ihtiyaçlarına ve hedeflerine bağlıdır. Dikkate alınması gereken bazı faktörler şunlardır:

Belge Hacmi: Yönetilecek belge sayısı.
Belge Türleri: Yönetilecek belge türleri (örneğin, faturalar, sözleşmeler, e-postalar).
İş Akışları: Gerekli iş akışlarının karmaşıklığı.
Entegrasyonlar: Diğer iş sistemleriyle entegrasyon ihtiyacı.
Güvenlik Gereksinimleri: Gerekli güvenlik düzeyi.

İlgili Kaynaklar